Los Enhancenment Packages de SAP son mejoras funcionales que pueden implementarse de manera gradual y planificada, bajando los costos, incrementando la eficiencia y disminuyendo el downtime del modelo tradicional de upgrade

María Elena Gutiérrez, Directora Upgrade Competence Center de SAP América Latina

La visión del upgrade del ERP como una actividad intensiva que se realiza cada cinco o seis años para cubrir todos los requerimientos de negocios que surgieron en ese período y que involucra costos muy altos y un downtime importante está muy cerca de convertirse en parte del pasado.

SAP lanzó una nueva estrategia tendiente a que las empresas usuarias de su solución puedan estabilizar el core y aplicar mejoras continuas al sistema de manera gradual. Se trata de los Enhancement Packages (paquetes de mejoras) para ERP: una serie de mejoras funcionales, simplificaciones de la interfaz del usuario, capacidades específicas por industria o servicios corporativos que pueden desplegarse de forma modular y de acuerdo al calendario y a las necesidades puntuales de cada organización, minimizando el tiempo de interrupción del normal funcionamiento del negocio.

Los beneficios que proponen los Enhancement Packages respecto del concepto anterior de upgrade son muchos y muy variados. El elemental es que las mejoras se agregan de manera más frecuente y gradual y con bajo impacto a los procesos de negocio existentes, lo que incrementa la eficiencia y la flexibilidad. Además, a partir de este modelo es posible elegir de manera selectiva qué parte de una mejora será instalada. No requiere migración de datos y los cambios son predecibles, con modificaciones acotadas sólo en las áreas activadas. Esto significa que el sistema sólo se modifica donde es necesario que lo haga.

Por otra parte, ofrece la herramienta EHP Installer para una instalación rápida, eficiente y sin mayores complicaciones y no produce cambios en la interfaz del usuario ni en los procesos de negocios después de haber sido instalado.

SAP ha liberado paquetes de mejora de manera regular desde finales del año 2006 y anuncia las innovaciones funcionales con anticipación. Esto también es clave, ya que las empresas pueden así planificar qué cambios van a introducir y de qué manera van a hacerlo, disminuyendo el downtime. Los Enhancement Packages son acumulativos (cada nuevo lanzamiento contiene a todos los anteriores), actualmente se encuentra liberado el Enhancement Package #4 para ERP y  en breve existirán paquetes para todas las aplicaciones de SAP Business Suite 7 que incluye, además del ERP, las soluciones de CRM, PLM, SCM y SRM.

A pesar de lo reciente de este modelo, ya se adoptaron más de 4.300 Enhancement Packages en el mundo, de los cuales, más de 250 corresponden a América latina.

Cinco pasos al upgrade
El ciclo de vida de los Enhacenment Packages consta de cinco pasos. El primero de ellos consiste en descubrir qué contiene cada nuevo paquete. Para ello existe un Centro de Información que se comporta como un único punto de acceso a toda la información relacionada con cada nueva función de negocio. La documentación tiene un nivel de detalle profundo y permite a los responsables de actualización y mantenimiento del ERP planificar con certeza de acuerdo con las necesidades de la organización.

El segundo paso es decidir cuáles de las funciones de negocios (business functions) que contiene el paquete de mejoras disponible se implementarán. En este momento también pueden seleccionarse los Support Packages que apliquen. Se trata de modificaciones para corregir un error puntual de un programa o para introducir cambios legales o fiscales específicos de un país. A diferencia de los Enhacenment Packages, son obligatorios para garantizar el correcto funcionamiento del sistema core.

Posteriormente viene el momento de preparar la instalación propiamente dicha. Para eso, se debe seleccionar el uso técnico (technical usage, un subconjunto de objetos instalables de un Enhancement Package) en el SAP Solution Manager Maintenance Optimizer, que calculará automáticamente cuáles son los archivos relevantes para instalar y se procede con el SAP EHP Installer (SAPehpi).

Después se realiza la activación y configuración y, por último, se hacen los testeos y la puesta en marcha. Sobre este último punto, puede decirse que la existencia de templates de casos de prueba preestablecidos hace que la preparación de los escenarios de prueba sea muy rápida. Además, el alcance a probar está acotado, ya que las modificaciones en los objetos se documentan en cada función de negocio. Por otra parte, como el efecto sobre la interfaz del usuario es muy limitado (y está debidamente documentado), el esfuerzo de capacitación es muy breve.

Costos controlados, mejoras a medida que el negocio lo necesita y una interrupción de las operaciones tendiente a lo imperceptible. Estas son algunas de las variables clave a las que apuesta SAP para que sus clientes no duden a la hora de adoptar los paquetes de mejora.